Rekrutacja w 2026: wynagrodzenie trzeba ujawnić kandydatowi, a o poprzednią pensję nie wolno pytać

Najważniejsze: w 2026 r. pracodawca nie może prowadzić rekrutacji według dawnych zasad „wynagrodzenie ustalimy na końcu, najpierw proszę powiedzieć, ile Pan/Pani zarabia obecnie”. Od 24 grudnia 2025 r. Kodeks pracy wymaga przekazania kandydatowi informacji o początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale, ustalonym na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów. Informację trzeba przekazać odpowiednio wcześnie. Jednocześnie nie wolno żądać od kandydata danych o wynagrodzeniu w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy, a ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci.

Nowe obowiązki obowiązują od 24 grudnia 2025

Ustawa z 4 czerwca 2025 r. dodała do Kodeksu pracy art. 18^3ca. Przepisy weszły w życie po sześciu miesiącach od ogłoszenia, czyli 24 grudnia 2025 r., i w 2026 r. są już normalnym elementem procesu rekrutacyjnego.

Kandydat ma otrzymać informację o:

• początkowej wysokości wynagrodzenia albo jego przedziale;
• kryteriach, na których oparto tę kwotę lub przedział — mają być obiektywne i neutralne, w szczególności pod względem płci;
• odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego lub regulaminu wynagradzania, jeśli takie dokumenty obowiązują u pracodawcy.

Czy widełki muszą być w każdym publicznym ogłoszeniu?

To miejsce, w którym w obiegu pojawiło się dużo uproszczeń. Literalne brzmienie ustawy dopuszcza kilka momentów przekazania informacji.

Pracodawca przekazuje ją z wyprzedzeniem pozwalającym kandydatowi się zapoznać i prowadzić świadome negocjacje:

1. w ogłoszeniu o naborze;
2. przed rozmową kwalifikacyjną — jeśli informacji nie podano wcześniej albo nie było publicznego ogłoszenia;
3. przed nawiązaniem stosunku pracy — jeśli nie doszło wcześniej do ogłoszenia lub rozmowy, bądź informacja nie została wcześniej przekazana.

Państwowa Inspekcja Pracy w materiałach z 2026 r. zwraca uwagę, że nie ma bezwzględnego obowiązku publikowania wynagrodzenia w każdym ogólnodostępnym ogłoszeniu. Pracodawca musi jednak sam, bez oczekiwania na pytanie kandydata, przekazać tę informację w ustawowym czasie i najlepiej zachować dowód, że obowiązek został wykonany.

Widełki nie powinny być przypadkowe

Kodeks wymaga obiektywnych i neutralnych kryteriów. Przed rozpoczęciem rekrutacji firma powinna więc wiedzieć, dlaczego zakres wynosi np. 6500–8000 zł brutto, a nie 5000–12 000 zł.

Kryteriami różnicującymi wynagrodzenie mogą być w odpowiednich przypadkach m.in.:

• zakres odpowiedzialności;
• doświadczenie rzeczywiście potrzebne do pracy;
• kwalifikacje i wymagane uprawnienia;
• poziom samodzielności;
• znajomość konkretnej technologii lub systemu;
• odpowiedzialność za zespół lub budżet;
• system zmianowy.

Nie powinny nim być cechy niezwiązane z pracą ani płeć kandydata.

Informacja o wynagrodzeniu jest szersza niż sama pensja zasadnicza

PIP wskazuje, że obowiązek odnosi się do wynagrodzenia rozumianego zgodnie z Kodeksem pracy, obejmującego składniki wynagrodzenia bez względu na ich nazwę i charakter oraz inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej lub niepieniężnej.

Jeżeli więc stanowisko ma:

• stałą pensję;
• regularną premię;
• prowizję;
• dodatek funkcyjny;
• inne stałe świadczenia przewidziane dla stanowiska,

firma powinna przemyśleć sposób przekazania pełnej informacji, a nie ograniczać się do jednej liczby wyrwanej z całego modelu wynagradzania.

Nie pytaj: „Ile zarabiał Pan w poprzedniej firmie?”

Nowelizacja zmieniła również art. 22¹ Kodeksu pracy. Pracodawca nadal może pytać o przebieg dotychczasowego zatrudnienia, ale z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy.

Niedopuszczalne stają się więc pytania typu:

• „Ile ma Pan teraz?”
• „Proszę przesłać ostatni pasek wynagrodzenia.”
• „Ile płacił poprzedni pracodawca?”
• „Podamy 10% więcej niż poprzednia firma — jaka była pensja?”

Oferta ma być wyceniana na podstawie stanowiska, kompetencji i przyjętych kryteriów, a nie historii płacowej konkretnej osoby.

„Zatrudnię młodą ekspedientkę” to zły kierunek

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca ma zapewnić, aby ogłoszenie o naborze i nazwa stanowiska były neutralne pod względem płci, a cały proces przebiegał niedyskryminująco.

Nie oznacza to, że istnieje jedna narzucona lista nowych nazw stanowisk. Oficjalne wyjaśnienia wskazują, że można:

• użyć neutralnego opisu, np. „osoba ds. obsługi klienta”;
• zastosować obie formy, np. „księgowa / księgowy”.

Trzeba także uważać na ograniczenia ze względu na wiek, jeśli wiek nie jest rzeczywistym i zgodnym z prawem wymogiem pracy.

PIP nie musi wystawić mandatu, żeby firma poniosła konsekwencje

Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że samo naruszenie neutralności ogłoszenia nie oznacza automatycznie mandatu od inspektora. Kandydat, który uzna jednak, że był nierówno traktowany lub dyskryminowany, może dochodzić odszkodowania przed sądem pracy.

PIP wskazała w styczniu 2026 r., że minimalna wysokość takiej rekompensaty jest powiązana z minimalnym wynagrodzeniem za pracę — w 2026 r. jest to 4806 zł.

Dla małej firmy koszt może być większy niż samo potencjalne odszkodowanie: dochodzi czas właściciela, obsługa prawna i reputacja pracodawcy.

Prosty proces rekrutacji zgodny z nowymi zasadami

1. Przed publikacją stanowiska określ przedział wynagrodzenia.
2. Zapisz kryteria, które decydują o miejscu kandydata w przedziale.
3. Zdecyduj, czy wynagrodzenie publikujesz od razu w ogłoszeniu.
4. Jeżeli nie — ustaw automatyczny etap przekazania informacji przed rozmową lub we właściwym ustawowym momencie.
5. Przekazuj informację w postaci papierowej lub elektronicznej.
6. Zachowaj potwierdzenie wysłania lub odbioru.
7. Usuń z formularza rekrutacyjnego pole o poprzednim wynagrodzeniu.
8. Przeszkol osobę prowadzącą rozmowę, aby nie pytała o historię płac.
9. Sprawdź neutralność nazwy stanowiska i treści ogłoszenia.
10. Stosuj te same obiektywne kryteria wobec wszystkich kandydatów.

Przykłady: przed i po zmianie

Przejrzysta rekrutacja ma znaczenie również dla lokalnych przedsiębiorstw walczących o pracowników na mniejszych rynkach. Firmy działające w setkach polskich miejscowości można znaleźć w katalogu Lokalna Polska.

FAQ

Czy wynagrodzenie zawsze musi być publiczne w ogłoszeniu?

Nie w każdym przypadku. Ustawa przewiduje także przekazanie informacji przed rozmową kwalifikacyjną lub — w odpowiednich sytuacjach — przed nawiązaniem stosunku pracy, ale zawsze z wyprzedzeniem pozwalającym kandydatowi się z nią zapoznać.

Czy mogę zapytać kandydata o oczekiwania finansowe?

Zakaz dotyczy żądania informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Oczekiwania finansowe kandydata są inną informacją, jednak oferta pracodawcy powinna opierać się na obiektywnych kryteriach.

Czy można użyć nazwy „księgowa”?

Pracodawca ma zapewnić neutralność pod względem płci. Oficjalne wyjaśnienia jako bezpieczny kierunek wskazują neutralny opis albo równoległe formy, np. „księgowa / księgowy”.

Czy trzeba informować o regulaminie wynagradzania?

Jeżeli u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania albo jest objęty układem zbiorowym, kandydat otrzymuje również informację o odpowiednich postanowieniach dotyczących oferowanego stanowiska.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest indywidualną poradą prawną.

Źródła

• Dziennik Ustaw: ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie Kodeksu pracy
• Państwowa Inspekcja Pracy: przejrzystość wynagrodzeń
• OIP Katowice: wynagrodzenia, rekrutacja i dane kandydatów
• PIP: dyskryminujące ogłoszenia o pracę